Архивная обработка документов представляет собой формирование дел и систематизацию документации, образовывающейся в процессе деятельности компании. Учредительные, распорядительные документы, бухгалтерская отчетность, кадровая, специализированная и другая документация постоянного и долговременного хранения подлежит архивации. Чтобы обеспечить надлежащее хранение документации вне офиса, необходим ответственный подход к выбору организации по архивированию документов.
Учет и хранение документов в архиве
Учет, хранение и архивирование документов для любой компании является обыденной работой. Большая часть документации каждый день проходит через определенное количество подразделений фирмы и потом уходит в архив.
Архивная обработка документов проводится в несколько этапов:
- Подготовительные мероприятия. Проводится анализ имеющихся бумаг компании, выявляется их состав и особенности. Данный этап является основным, так как от полноты и оперативности подборки всех необходимых документов зависят сроки проведения и качество архивной обработки документов.
- Сортировка. Из всего спектра бумаг организации устраняются те, которые не имеют ценности и не являются необходимыми для хранения.
- Систематизация. Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, на данном этапе происходит формирование дел документов по личному составу, постоянного, временного (до 10 лет включительно) и долговременного (более 10 лет) сроков хранения.
- Опись. Составление титульного листа, оглавления, итоговой записи и заверительной записи; нумерация листов в описи.
- Каталогизация. На данном этапе подготовленные документы помещают в место их будущего хранения. Как правило, дела сортируются по своему типу на отдельные полки.
Обращайтесь по вопросам услуг по архивированию документов к специалистам
Вопросы, связанные с архивированием и хранением документов, требуют высокой ответственности и предельного внимания со стороны ответственных лиц. Высококачественная архивная обработка документов поможет Вам достичь оперативности, удобства и комфорта в работе с документами, а также исключает возможность утери информации. Наши сотрудники приведут в порядок бумаги, чтобы Вы смогли сдать их на хранение, а ненужное – правильно утилизировать.
Преимущества сотрудничества с «Smartburo»
Мы предлагаем выгодные расценки на услуги архивирования и хранения документации. Стоимость архивирования документов обсуждается индивидуально с каждым клиентом, потому что мы предоставляем скидки при крупных заказах.
Каждый заказ закрепляется за менеджером, осуществляющим общий надзор за его выполнением на каждом отдельном этапе. Также, обращаясь к нам, Вы получаете возможность освободить от 10 до 25% рабочей площади офиса.
Как видите, мы знаем, как организовать рабочий процесс таким образом, чтобы наши услуги были выгодны каждому клиенту. Обращайтесь к нам прямо сейчас, доверяя решение всех проблем относительно архивации документооборота настоящим профессионалам – не просто окажем помощь в архивировании документов, но и проконсультируем по всем вопросам абсолютно бесплатно!