Внеофисное хранение документов является одной из форм аутсорсинга бизнес-процессов. Большой объем документов приводит к необходимости постоянно увеличивать площади для их размещения, обеспечивать надлежащие условия, организовывать возможность быстрого поиска. Внеофисное хранение документов – это услуга со своей собственной историей.

Инновации Эммета Лихи и появление первых центров хранения документов (1950-60-е гг.)

Внеофисное хранение тесно связано с именем Э. Лихи, который первым начал задумываться об экономических последствиях роста объемов государственных документов и искать способы управления жизненным циклом документов в целом. Он испытывал свои задумки на практике, работая в Национальных архивах США. В 1952 году он основал первую компанию, которая занималась внеофисным хранением архивной документации.

Внедрение компьютерных технологий и появление баз данных (1970-е гг.)

В крупных организациях для обрабатывания текстов и подготовки клиентских отчетов на основе баз данных стали задействоваться ранние поколения компьютеров. Предназначение базы данных – автоматизация функций архива по созданию научно-справочного аппарата. Эффективность работы центров основывается на максимальном использовании площади для хранения документов, проведении регулярной систематизации и учета хранящихся документов.
Отрасль на европейском рынке

На территории Европы такие комплексы появились двадцатью годами позже, в 1980-х. Помимо интенсивных процессов в промышленности на развитие отрасли оказали влияние и социальные факторы. В их числе – увеличение благосостояния населения развитых стран, а также изменение самого образа жизни современного человека в сторону увеличения мобильности.

Появление услуги аутсорсинга и электронных хранилищ (1990-е гг.)

Экономический бум в США отразился на развитии внеофисного хранения в 1990-е годы. В 1990-е годы деятельность по хранению документов все чаще передавалась на аутсорсинг. В дальнейшем организации стали переходить от использования бумаги к электронным форматам, а сама сфера управления документами вышла за пределы канцелярии, охватывая широкий круг финансовой, проектной, складской и прочей документации.

Архивы сейчас

Внеофисное хранение — разумная альтернатива созданию собственного архива. Складские комплексы оснащаются ультрасовременным программным обеспечением, что дает возможность сократить временные затраты на обслуживание клиентов и максимально ускорить процесс обработки заказов.

Учет и хранение документов в архиве

Хранение и учет архивных документов для каждой организации является привычной и постоянной работой. Большая часть документов ежедневно проходит через несколько структурных подразделений организации и потом уходит в архивное хранение.

Перспективы развития

Пока услуга профессионального хранения документов в России не так популярна, как на Западе. Тем не менее специалисты отмечают, что с развитием рынка многие компании начинают осознавать преимущества конфиденциального и безопасного хранения документов вне офиса.

Как заказать услугу внеофисного хранения

Вы можете заказать услугу внеофисного хранения документов по указанному телефону или через форму на сайте. Наши специалисты подробно расскажут об условиях сотрудничества и озвучат стоимость хранения документации. Постоянным клиентам мы предоставляем скидки. Все подробности узнавайте по указанным телефонам или пишите нам на почту.